TRAINING ELECTRONIC FILLING SYSTEM AND EMAIL HANDLING

Training Electronic Filling System

Training Email Handling

COURSE OVERVIEW

Pada setiap organisasi dengan semakin berkembangnya aktifitas seiring dengan pertumbuhan jumlah dokumen dan arsip yang secara linear bahkan eksponensial dari waktu kewaktu Pertumbuhan jumlah arsip ini didominasi oleh arsip dalam bentuk kertas (hardcopy) yang disimpan seadanya pada sarana-sarana penyimpanan arsip seperti lemari , filing cabinet, rak-rak terbuka, mobile cabinet dan sebagainya. Fenomena ini hampir terjadi disebagian besar organisasi baik pemerintah maupun swasta, Jadi jika hanya mengandalkan sarana penyimpanan arsip secara tradisional maka dapat menimbulkan permasalahan yang cukup kompleks sehingga akan berdampak dengan menurunnya kualitas kinerja manajemen organisasi.

Adapun masalah-masalah tersebut sebagai berikut:
* Membengkaknya biaya penyimpanan fisik arsip (dokumen)
* Arsip (dokumen) dalam bentuk kertas dapat menurun kualitasnya bahkan dapat rusak atau robek seiring dengan pertambahan waktu
* Keamanan yang kurang terjamin, baik dari bahaya kebakaran, banjir gangguan cuaca, serangga rayap serta orang yang tidak berhak
* Banyaknya waktu dan biaya yang terbuang untuk distribusi, pengontrolan, pengarsipan dan temu kembali arsip
* Membutuhkan tempat penyimpanan yang luas dan memadai.
* Banyaknya arsip yang hilang atau salah simpan akibat kelalaian manusia.
* Kesulitan untuk melakukan akses secara bersamaan terhadap arsip.
* Banyaknya duplikasi arsip (dokumen) yang tidak perlu.
* Kesulitan membuat laporan monitoring arsip yang akurat

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang makin pesat saat ini telah membawa dampak pada semua bidang kehidupan, termasuk didalamnya bagi perkembangan khususnya teknologi kearsipan. Salah satu dampak terbesar dari kemajuan teknologi yang dialami dibidang kearsipan adalah munculnya salah satu jenis arsip yang disebut dengan “arsip elektronik”. Arsip jenis ini melengkapi jenis-jenis arsip yang telah lama dikenal sebelumnya yaitu “arsip konvensional.

Sudah saatnya kita harus merubah paradigma bahwa jika hanya mengandalkan “arsip konvensional dengan tradisional filingnya” maka tujuan penyelenggaraan kearsipan tidak akan efektif dan efisien, karena banyaknya keterbatasan dan tidak mengikuti perkembangan teknologi terkini. Sudah merupakan suatu keniscayaan setiap organisasi mulai mengandalkan “arsip digital dengan electronic filingnya”, Namun sebelum implementasi sistem tersebut setiap organisasi harus telah mempunyai sistem kearsipan tradisional yang baik dan dijalankan dengan penuh tanggung jawab, disiplin dan konsisten

Storage & Backup

Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin pesat, dimana semua media-media penyimpanan data baik yang masih tersimpan dimedia kertas, pita kaset baik audio dan video analog dapat dikonversikan menjadi format digital dan tersimpan di media penyimpanan yang bersifat elektronik.

Disetiap organisasi modern dimana data-data yang masih sifatnya analog mulai dikonversikan menjadi data-data elektronik, disamping itu juga perkembangan data elektronik yang demikian pesat, tentunya harus disikapi secara bijak oleh setiap organisasi dengan menyiapkan suatu storage dan media penyimpanan data organisasi secara efektif dan efisien. Adapun beberapa faktor penting yang harus diperhatikan untuk menentukannya sebagai berikut:
1. Capacity; Karena jumlah data digital kian lama kian meningkat, maka faktor kapasitas menjadi poin yang paling utama dalam memenuhi kebutuhan storage saat ini. Menurut sebuah survai, pertumbuhan kebutuhan kapasitas penyimpanan data pada sebuah perusahaan berkembang melampaui apa yang dinyatakan dalam hukum Moore (perkembangannya melebihi dua kali lipat dalam 18 bulan).
2. Performance; Performa yang hebat juga harus diperhatikan dalam memilih dan menggunakan sistem storage data. Mengapa harus diperhatikan? Karena kecepatan dan kemampuan membaca dari perangkat storage tersebut harus seimbang dengan perkembangan yang terjadi pada perangkat yang menggunakannya . Bandwidth untuk menghantarkan data dari media storage harus sesuai dengan kecepatan proses dari komputer yang menggunakannya, harus sesuai dengan performa jaringan komunikasi data yang akan dilewatinya, dan harus sesuai dengan aplikasi yang mengaksesnya seperti misalnya aplikasi multimedia. Maka itu, performa dari sistem storage juga harus diperhatikan.
3. Availability; Karena semakin besarnya ketergantungan organisasi terhadap data digitalnya, maka ketersediaan dan reliabilitas dari media penyimpanannya juga harus benar-benar diperhatikan dan ditingkatkan . Hal ini menjadi sangat penting untuk menghindari terjadinya kehilangan isi dari data dan kehilangan kesempatan mengakses data yang tersimpan di dalamnya. Maka dari itu, media storage yang memiliki availabilitas dan reliabilitas tinggi sudah barang tentu dibutuhkan untuk mencegah terjadinya kesulitan mengakses data. Selain itu, sistem storage juga harus memiliki sistem penyelamatan data ketika terjadi bencana, seperti misalnya memiliki sistem mirroring atau teknik back-up yang dapat meng-copy data yang disimpannya ke lokasi-lokasi yang berbeda.
4. Scalability; Solusi penyimpanan data yang telah Anda miliki idealnya tidak hanya dapat memenuhi kebutuhan saat ini saja, melainkan dapat juga mengatasi perkembangan kebutuhan di masa yang akan datang. Sistem penyimpanan ini hendaknya dapat berkembang dengan mudah seiring dengan berkembangnya kebutuhan akan penyimpanan
5. Cost; Media storage yang tentu dipasang dalam kapasitas yang sangat besar hendaknya harus juga memiliki harga yang tidak terlalu memberatkan penggunanya. Hal ini dikarenakan pengguna pasti akan terus membutuhkan media penyimpanan selama datanya masih ingin disimpan, maka itu dengan harga media penyimpanan yang murah, pengguna tidak akan lepas dari penggunaan media tersebut. Harga sistem penyimpanan yang murah sebaiknya bukan hanya dari segi perangkat kerasnya saja, namun juga termasuk murah dalam maintenance dan manajemen dari sistem storage tersebut.

Setelah data tersebut telah tersimpan secara tepat di media penyimpanan data elektronik, maka diperlukan suatu proses backup data karena tanpa dibuat backup maka investasi akan storage dan media penyimpanan akan mubazir jika terjadi suatu bencana alam, serangan rayap, dan faktor usia mekanis media. Backup data menjadi suatu keniscayaan bagi setiap organisasi modern agar penyelamatan data akan lebih cepat dan mudah jika terjadi hal-hal tersebut.

Dalam hal ini kami menyiapkan suatu solusi media storage dan backup data organisasi yang terdiri dari :
* Media Penyimpanan data menggunakan harddisk beserta aplikasinya merk Nexsan dengan berbagai model yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
* Media produksi dan distribusi data menggunakan CD dan DVD beserta aplikasinya merk Rimage dengan tipe yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
* Media Backup data menggunakan CD, Harddisk dan tape dan aplikasi backup management

Kebutuhan media storage dan backup saat ini memang tidak bisa ditunda-tunda. Semakin berkembangnya kehidupan digital organisasi, semakin penting pula teknologi media storage dan backup untuk diperhatikan . Perkembangan teknologi ini masih akan terus berlanjut, maka dari itu, jika Anda memang sangat membutuhkan media storage dan backup beserta aplikasinya, hatihatilah dalam memilih. Pilihlah media storage dan backup yang sesuai dengan karakteristik penggunaan dan kebutuhan Anda. Kami mengerti akan pentingnya data baik analog maupun elektronik bagi setiap organisasi, dan diharapkan atau tidak era digital tetap akan menjelang. Siapkah kita menyambutnya?

Traditional Filling

Setiap fungsi manajemen dalam organisasi yakni, perencanaan, produksi, keuangan, pemasaran, personalia dan sebagainya dalam melaksanakan proses kegiatannya akan menghasilkan dokumen dan arsip. Arsip tersebut perlu diberkaskan (filing) yakni mengatur, menyusun, dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis agar dapat ditemukan kembali dengan cepat, tepat, akurat dan lengkap. Didalam skema pemberkasan (Filing), dapat digambarkan sebagai berikut :

Sistem Filing > Penyimpanan > Temu Kembali > Fisik Informasi. Berdasarkan skema tersebut bahwa fisik informasi baik yang masih berbentuk media kertas maupun media elektronik harus disimpan pada sarana penyimpanan yang tepat yang sesuai dengan jenis arsip baik dinamis aktif maupun inaktif, dan statis.

Untuk jenis arsip dinamis aktif yang disimpan secara desentralisasi pada setiap bagian atau unit kerja akan membutuhkan sarana penyimpanan yang berbeda dengan arsip dinamis inaktif yang disimpan secara sentralisasi pada Record Centre (Pusat Penyimpanan Arsip).

Begitu pula dengan arsip statis. Jadi efektifitas dan efisiensi sarana penyimpanan arsip yang digunakan akan sangat tergantung pada hal-hal tersebut, sehingga pemilihannya membutuhkan suatu pengalaman dan keahlian khusus, agar investasi organisasi tidak sia-sia belaka (mubazir). Kami memiliki pengalaman dan keahlian dalam menentukan sarana penyimpanan arsip sesuai kebutuhan organisasi anda.

OTHER SYLLABUS

Tentang Kursus Ini

Seiring dengan perkembangan teknologi dewasa ini, banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengarsipan dan pengelolaan dokumennya. Sistem pengarsipan elektronik ini biasa dikenal dengan istilah Electronic Filing System (EFS). Penggunaan sistem kearsipan elektronik (Electronic Filing System) sangat membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen.

Pelatihan ini akan memberikan pengetahuan dan informasi kepada peserta mengenai konsep dasar Electronic Filing and Document Management System, perangkat keras (hardware) & perangkat lunak (software) yang digunakan, perencanaan struktur arsip (file structure), proses document/data capture, sistem penamaan arsip elektronik (electronic file indexing system), pengendalian sistem pengarsipan elektronik.

Who Should Attend

Secretary, Human Resources, Administration, Finance, Purchasing, Accounting

Outline

* Definisi dan jenis-jenis arsip (file).
* Konsep dasar sistem kearsipan elektronik berbasis komputer.
* Pengenalan sistem pengarsipan dengan menggunakan alat/media elektronik seperti : komputer, business software, scanner, internet, dll.
* Hardware dan software yang digunakan dalam sistem pengarsipan elektronik.
* Perancangan dan perencanaan sistem dan struktur arsip elektronik.
* Teknik dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam meng-capture data/dokumen menjadi data/dokumen elektronik.
* Sistem penamaan arsip elektronik.
* Sistem penyimpanan dan retensi arsip elektronik.
* Teknik pengendalian sistem pengarsipan elektronik.

TRAINING ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION WITH RMS, EIS & EDMS METHOD

Training Electronic Filing Implementation

Training Filing Implementation

BACKGROUND

Organisasi pada era globalisasi ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami konsep integrasi antara RecordsManagement Systematau Document Management System (RMS/DMS) denganElectronic Imaging Systemdan Electronic Document Management System.

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) setiap organisasi harusnyadiimplementasikan berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia nomor  43  tahun  2009 tentang Kearsipan. Agar pada prakteknya dapat dikerjakan dengan baik maka harus dibuat SOP Manajemen Kearsipan yang disusun berdasarkan pendekatan logis dan sistematis yang disesuaikan pada kebutuhan dan kepentingan organisasi. Tujuan dari tahapan ini adalah bagaimana organisasi dapat menyimpan dokumen yang benar-benar bernilai guna, menjaga keaslian dan keamanan  dokumen serta dapat menemukan dokumen tersebut pada saat dibutuhkan. Karena pada prinsipnya pengendalian dokumen pada tahap ini berdasarkan standar ISO 9001.

Penerapan Electronic Imaging Sytem digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system) danhasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scandapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan.

Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasiword processor, spreadsheet, &presentationagar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya yang berpedoman pada Undang-Undang Republik IndonesiaNomor 11 Tahun 2008TentangInformasi Dan Transaksi Elektronik

OBJECTIVES

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
1. Memahami konsep dokumen dalam definisi  file, records dan archive sertatinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
2.  Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) berikut dengan metode penyimpanan dan pengambilannyauntuk kategori dokumen kronologis.
3.  Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics imaging system dan electronics document management system.
4. Mengetahui dan memahami bagaimana membuat SOP Manajemen Kearsipan.
5. Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
6. Memahami implementasi dari konsep electronic document management system.
7. Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
8.  Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001.
9.  Memahami implementasi  electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
10. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul R ecord Management System,  lengkap dengan penggunaan scanner,  printer dan kamera d igital.
11. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.

SYLLABUS ELECTRONIC FILING

* Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
* Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan.
* Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen.
* Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan.
*  Prosedure Filing System.
*  Langkah-Langkah Proses Filing.
* Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing.
*  Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filing.
* Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records & Archive).
* Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen.
* Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen.
* Penjelasan tentang SOP Manajemen Kearsipan dan Contoh SOP-nya.
* Akurasi rasio kecermatan penemuan kembali file soft dokumen yang dibutuhkan.
*  Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filiing system.
*  Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system.
* Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDM Ssoftware.
* Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDM Ssoftware.
* Aplikasi untuk ElectronicImagingSystemdalam EFIDMSsoftware.
* Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level  Security User A ccess Application.
* Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk  Document Control process.
* Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
* Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
* Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
* Process Document  Capture baik melalui scanner ataupun melalui digitalcameras, kemudian  di-convert menjadi document microsoft office (XP, 2003,2007, 2010).
* Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
*  Cases study / diskusi / tanya jawab.

AUDIENCE TARGET

Staff atau L eader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

Metode :

Kelas interaktif (ceramah dan studi kasus), metode penyelenggaraan dapat dilakukan melalui training online, training zoom ataupun training tatap muka

Jadwal Training :

Batch 1 : 23 – 24 Januari 2022
Batch 2 : 23 – 24 Februari 2022
Batch 3 : 8 – 9 Maret 2022
Batch 4 : 12 – 13 April 2022
Batch 5 : 18 – 19 Mei 2022
Batch 6 : 7 – 8 Juni 2022
Batch 7 : 27 – 28 Juli 2022
Batch 8 : 23 – 24 Agustus 2022
Batch 9 : 13 – 14 September 2022
Batch 10 : 11 – 12 Oktober 2022
Batch 11 : 9 – 10 November 2022
Batch 12 : 6 – 7 Desember 2022

Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta

Lokasi Pelatihan :

• Yogyakarta, Hotel Dafam Malioboro (7.250.000 IDR / participant)
• Jakarta, Hotel Amaris Tendean (7.750.000 IDR / participant)
• Bandung, Hotel Golden Flower (7.750.000 IDR / participant)
• Bali, Hotel Ibis Kuta (8.500.000 IDR / participant)
• Lombok, Hotel Jayakarta (8.750.000 IDR / participant)

Investasi Pelatihan :

Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas Pelatihan

untuk Paket Group (Minimal 2 orang peserta dari perusahaan yang sama):

• FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
• FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan .
• Module / Handout
• FREE Flashdisk
• Sertifikat
• FREE Bag or bagpackers (Tas Training)
• Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
• 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner
• FREE Souvenir Exclusive

Jadwal Pelatihan masih dapat berubah, mohon untuk tidak booking transportasi dan akomodasi sebelum mendapat konfirmasi dari Marketing kami. Segala kerugian yang disebabkan oleh miskomunikasi jadwal tidak mendapatkan kompensasi apapun dari kami.

 

Technorati Tags: training talent managemen berbasis nlp pasti jalan,training melakukan seleksi dan wawancara berbasis talent dan kompetensi pasti jalan,training listening,questioning & summarizing skills in competency interview pasti jalan,training psychological aspects of competency interview pasti jalan,pelatihan talent managemen berbasis nlp pasti jalan,pelatihan melakukan seleksi dan wawancara berbasis talent dan kompetensi pasti running

 

Technorati Tags: training talent managemen berbasis nlp pasti jalan,training melakukan seleksi dan wawancara berbasis talent dan kompetensi pasti jalan,training listening,questioning & summarizing skills in competency interview pasti jalan,training psychological aspects of competency interview pasti jalan,pelatihan talent managemen berbasis nlp pasti jalan,pelatihan melakukan seleksi dan wawancara berbasis talent dan kompetensi pasti running